De kracht van reflectie

De maatschappij gaat steeds sneller en we zijn allemaal verdiept in schermen. Er is van alles dat om je aandacht vraagt en als je niet uitkijkt word je geregeerd door de waan van de dag. Je mentale ruimte komt vol te zitten, misschien sneller dan vroeger. Je hebt meer dingen tegelijk aan je hoofd of er is één onderwerp met verschillende aspecten, die aandacht vragen. Het gevaar is dan dat je niet meer de ruimte voelt om echte aandacht te geven aan wat er op je af komt en in een negatieve spiraal terecht komt. Alles gaat mis en je reageert gefrustreerd in plaats van rustig en met aandacht. Coaching kan helpen om je gedachten even stil te zetten, om los te laten en te reflecteren. Het helpt je mentale ruimte op te schonen waardoor je je weer bewust wordt van zaken die niet gaan zoals je wilt of waar je je onzeker over voelt. Daar kun je vervolgens mee aan de slag om terugkerende oorzaken weg te nemen en weer de ruimte te voelen om rustig en met aandacht te reageren.

En dit geldt niet alleen voor individuen. Projecten en teams lopen tegen dezelfde dingen aan. Ook voor projectteams is het essentieel om regelmatig te reflecteren: ‘Doen we de goede dingen en doen we de dingen goed?’. Spreekt iedereen direct zijn onderbuikgevoel uit over hoe het met het project gaat, of zijn er (onbewuste) barrières die voorkomen dat het gesprek gevoerd wordt? In veel projectorganisaties heerst een voornamelijk blauwe cultuur die zich voor de projectbeheersing richt op de harde factoren zoals planning, financieel- en risicomanagement. Het is onze ervaring dat het mislopen van zaken in een project weliswaar op een gegeven moment zichtbaar wordt in deze harde factoren, maar dat er al eerder signalen zijn dat iets de verkeerde kant op gaat. Deze symptomen komen eerder naar boven in de zachte factoren (onderbuikgevoel). Het is dus waardevol om een middel te hebben om deze signalen zo vroeg mogelijk op te vangen.

Om voldoende diepgang te krijgen en bij de oorzaak van mogelijk onderbuikgevoel te komen is het belangrijk dat het praten daarover in een veilige omgeving gebeurt, dat teamleden doorvragen en elkaar steunen. Daardoor blijf je met elkaar in gesprek. Het kan handig zijn om iemand van buiten het team te vragen om te helpen bij de reflectie, bijvoorbeeld een coach. Iemand die een veilige omgeving creëert en die niet in dezelfde tunnel zit als het team en zo blinde vlekken zichtbaar kan maken. In een veilige omgeving creëer je een positieve cultuur, waarin het normaal is om met elkaar in gesprek te blijven, waarin iedereen zijn zegje kan doen en zich gesteund of gehoord voelt. Een coach stelt vragen, waardoor het gesprek op gang komt.

Reflectie kan helpen bij het creëren van een cultuur waarin het veilig genoeg is om je uit te spreken over alles dat je ziet en je bewust te worden van barrières die dat zouden voorkomen. Het vrijuit spreken helpt om tijdig knelpunten te signaleren, wat het vervolgens mogelijk maakt om de crisis voor te zijn en eerder in te grijpen.

Early warning signs
Meer aandacht voor het beheersen van deze zachte factoren helpt dus om adequaat te reageren op potentiele problemen in projecten. Je gaat niet pas naar de dokter als je ziek bent, maar je neemt al eerder de oorzaak van een potentiele ziekte weg. Dat gaat het verschil maken in het voorkomen van een crisis. (lees ook het artikel ‘projecten falen niet in één dag’)

Als een project start, maakt het projectteam afspraken: wat gaan we doen en hoe doen we dat. Iedereen zet zich in en wil slagen. Maar gaandeweg zit iedereen weer in de waan van de dag en worden de gemaakte afspraken vergeten. Dan is het belangrijk om te reflecteren. Bij spanning, of het liefst al eerder, is het goed om je als projectgroep af te vragen wat goed gaat en wat beter kan en waarom bepaalde afspraken niet worden nagekomen. Daardoor kan iedereen zich weer committeren. Als je dat niet doet, verzandt elk lid van de projectgroep in zijn eigen tunneltje of komt het project los te staan van haar omgeving. In het gesprek breng je die standpunten in beeld, kun je sturen en de standpunten samenbrengen. Resultaat is dat iedereen krijgt wat hij nodig heeft en dus de vrijheid voelt om zorgen altijd te uiten. Mensen zijn bovendien bewuster bezig met het proces, waardoor het werk leuker blijft.

Ruimte maken voor creativiteit
Bezig zijn met de waan van de dag vult je mentale ruimte en daardoor vergeet je te genieten. Door reflectie en rust ontstaat weer ruimte. Door je gedachten tot rust te laten komen en ruimte te maken, creëer je zo ruimte voor nieuwe creativiteit. Een coach kan mensen helpen om te kijken wat hij of zij kan doen om die ruimte te creëren. Dat is voor iedereen anders. Project coaching doet hetzelfde voor projecten.

AT Osborne heeft jarenlange ervaring met projectbeheersing en kan als onafhankelijke partij uw projectteam helpen in gesprek te blijven. Daarnaast hebben we de Project Barometer ontwikkeld. Hiermee kunt u periodiek reflecteren en worden zachte signalen snel zichtbaar. Het is een gestructureerde en laagdrempelige manier om het onderbuikgevoel binnen uw projectteam meetbaar te maken.