Iedere projectmanager dient zich bewust te zijn van het stadium van control waarin het project zich bevindt. Zonder dit inzicht is het onzeker of een kleine tegenvaller het project in een crisis brengt, terwijl een kleine ingreep vooraf het project in control had kunnen houden. In termen van gezondheid vergelijkbaar met een plotselinge hartaanval, terwijl één klein pilletje je wellicht snel gezond had kunnen maken. Maar hoe bepaal je in welke mate je nog in control bent?

Figuur: De verschillende stadia van control

Gelukkig is er binnen projectorganisaties steeds meer aandacht voor het monitoren van early warning signs, om projectfalen – en de bijkomende faalkosten – te voorkomen. De grote vraag is: welke early warning signs moet je monitoren? Veel (project)organisaties monitoren enkel de meetbare, indirecte indicatoren (vaak de harde signalen: scope, tijd, geld etc.). En hier gaat het – in onze ogen – fout met het oog op het beheersen van early warning signs.

Harde signalen geven onvoldoende informatie

Wij onderscheiden twee duidelijke redenen waarom het rapporteren van enkel harde signalen niet voldoende informatie geeft om het projectmanagement vroegtijdig te waarschuwen:

1 – Meetbare indicatoren zijn een symptoom

Afwijkingen in meetbare indicatoren (scope, tijd, geld etc.) zijn – in vrijwel alle gevallen – een symptoom van problemen die zich voordoen in de samenwerking, vertrouwen, werkdruk etc. Oftewel de ‘zachte’ signalen. Voorbeeld: het uitlopen van de planning (symptoom) is veelal het gevolg van overschatting en/of een gebrek aan afstemming (oorzaak).

2 – Kwantificeren van indicatoren kost tijd

De vertaling van de ‘zachte’ oorzaken naar meetbare gevolgen in scope, tijd en geld kost tijd. Als de organisatie dus alleen acteert op wat er in de rapportages wordt opgenomen wordt er tijd verloren. In de wandelgangen heerst al veel eerder een beeld van de ongewenste gevolgen.

Met de zachte signalen bedoelen we hier de menselijke kant aan het werken in teams om een projectdoelstelling te halen. Onderwerpen als sfeer, relaties en ruimte voor reflectie zijn moeilijk objectief te maken en daarmee bestempeld als ‘zacht’. Op basis van onze analyse van een groot aantal projecten komen wij tot tien indicatoren die direct invloed hebben op het falen van projecten. Deze indicatoren hebben wij meetbaar gemaakt in de Project Barometer. Meer aandacht voor het beheersen van deze ‘zachte’ indicatoren helpt om adequaat te reageren op potentiële problemen in de projecten.